Anfang November 2009 starteten wir mit der Kanzlei “die advokaten Hameln – Gundermann, Faehndrich, Börder-Carmine – Rechtsanwälte, Fachanwälte, Notare” in Hameln (www.advokaten-hameln.de) das Projekt “Dokumentenmangement mit der RA-MICRO E-Akte”. Die Kanzlei besteht heute aus 4 Berufsträgern und 4 Angestellten. Insgesamt stehen in der Kanzlei 10 Arbeitsplätze zur Verfügung.

Ziel des Projekt war die Umstellung auf die elektronische Aktenführung mit RA-MICRO. Hierzu sollte die Tagespost eingescannt werden und die gesamte Arbeit damit dann am Bildschirm stattfinden. Zusätzlich sollte ein Zugriff auf die Kanzleidaten für die Berufsträger eingerichtet werden, wenn diese sich unterwegs befinden. Abschließend stellten die Anwälte auch Ihre Handys auf Blackberry um, damit eine direkte Terminsynchronisation unterwegs möglich ist. Hierzu wurde das Netzwerk soweit notwendig aktualisiert und um 4 Netbooks mit UMTS erweitert.  Alle Arbeitsplätze bekamen 2 Monitore eingerichtet, um optimal mit der E-Akte und RA-MICRO arbeiten zu können. MS Outlook wurde führender Terminkalender (mit RA-MICRO Schnittstelle) und Speichermöglichkeit zur E-Akte.

Mittels der JUR-Wall kann die Kanzlei sich sicher im Internet bewegen und realisiert den VPN-Zugriff für den Standort Bredenbeck, sowie für die Netbooks.

Für die Sekretariatsarbeitsplätze wurden Fujitsu Scanner angeschafft, die mit jeweils bis zu 80 Seiten pro Minute die eingehenden Schreiben digitalisieren.

Die Kanzlei nutzt schon seit längerem DictaNet zusammen mit der Spracherkennung Dragon, nun setzen die Anwälte die neuen kabellosen Diktiergeräte aus dem Hause Grundig ein und haben die neue Version 10.1 von Dragon für DictaNet.

Durch diese Umstellung erreichte die Kanzlei eine deutlich höhere Transparenz der internen Arbeitsabläufe. Mandanten erhalten Ihre Akten schneller bearbeitet und Auskünfte können jederzeit direkt erteilt werden, da die körperliche Akte hier nicht mehr einschränkend wirkt.
Die Netbooks ermöglichen jederzeit den Zugriff auf die Kanzlei. Die Arbeit ist ortsunabhängig möglich und der Transport aufwendiger Unterlagen kann entfallen.

Der anfängliche Mehraufwand durch das Einscannen der Tagespost ist mittlerweile durch die bessere Übersicht, die verminderten Suchzeiten und die einfacheren Abläufe mit der Korrespondenz aufgewogen und übertroffen.

Die Kanzlei steht Ihnen für Rückfragen gern zur Verfügung und räumt auch die Möglichkeit einer Ortsbesichtigung ein.

Gern richten Sie Fragen zu diesem Projekt auch an uns.

Ihr Team der FRitCon
Kanzlei-IT für Niedersachsen!