Dienstag 18. August 2009 von Rudolph
Annähernd einmal pro Woche setzen wir ein DMS-Projekt (Dokumentenmanagement) um, in dem Scanner eine zentrale Rolle spielen. Wir möchten im Folgenden kurz von unseren Erfahrungen berichten und Ihnen damit praktische Hinweise für die richtige Auswahl des in Ihrer Kanzlei passenden Scanners geben, sowie Grundlage des DMS beleuchten:
1. Die Systeme
- Digitalkopierer und Multifunktions-Center:
Hierbei handelt es sich um einen Scanner, der eigentlich Aufsatz eines Druckers ist und dort als Kopierer oder Fax genutzt wird. Meist ist die eine sehr günstige Einstiegsvariante, da die Scanfunktion bereits vorhanden ist und viele Grundanforderungen erfüllt.
Plant man allerdings die Tagespost hiermit einzuscannen, stößt man schnell an Grenzen. Die Systeme kommen dumm daher und können eben nur scannen. Oftmals auch nur schwarz-weiß. Auch der Wechsel zwischen “Scan-Profilen” stellt sich allzuoft als aufwendig dar.
Hersteller sind (unvollständig und willkürlich gewählt): Canon, Ricoh, Xerox, Triumph Adler, Minolta, KyoceraMita, Toshiba, Epson, HP.
- Arbeitsplatz-Dokumentenscanner:
Wie der Name sagt, handelt es sich um einen dedizierten Scanner, der an einen Arbeitsplatz angeschlossen wird. Die Preise reichen von € 400,00 – 25.000. Wesentliche Unterscheidungen sind die Scangeschwindigkeit, die mögliche Papiergröße der Vorlagen (auch A3 oder größer), das Volumen des Vorlageneinzugs, sowie Bildverbesserungsmöglichkeiten. Es gibt Modell mit reinen Papiereinzügen, die für die Verarbeitung von gebundenen Vorlagen ungeeignet sind, wie auch Modelle mit Vorlagenglas, welche wiederrum nicht mit der maximalen Geschwindigkeit daherkommen und oftmals einen erheblichen Aufpreis zu den vergleichbaren Modellen ohne Vorlagenglas bedeuten.
2. Die Planung:
Vorbereitung ist beim Einsatz eines DMS Alles! Dr. Becker brachte einmal das Beispiel eines Hemdes, bei dem man den ersten Knopf falsch geknöpft hat. Man bekommt das Hemd nie mehr ordentlich geschlossen. Gleiches gilt für DMS. Es sprengt sicherlich den Rahmen hier die komplette Planung eines DMS-Projekts zu beschreiben. Deshalb wollen wir kurz die Überlegungen ansprechen, die man sich im Vorfeld zu einem DMS machen sollte:
- Welche Vorlagen muss ich scannen/digitalisieren? (Für die Auswahl des Scanners maßgeblich)
- An welchem Platz /welchen Plätzen soll gescannt werden?
- Erst stempeln und Fristen notieren oder erst scannen?
- Wie soll die Post verteilt werden?
- Wie viele Informationen muss ich der Post nach dem Scannen geben?
- Welche Felder zur Indexierung der Post will ich verwenden?
- Welche Schlagworte sollen genutzt werden?
- Ist ausreichend Know-How der Mitarbeiter da, um mit der E-Akte arbeiten zu können?
- Wie suche ich in Zukunft? Spielt Volltextsuche eine wesentliche Rolle?
Das sind einige Punkte, die sich jeweils auch als sehr komplex erweisen können. Suchen Sie sich also einen Berater mit Erfahrung und beziehen Sie die Angestellten mit ein. Viele DMS-Projekte in der Wirtschaft scheiterten an den Angestellten, die es nicht umsetzen konnten oder wollten.
Wir können Sie hier umfangreich beraten. Wir liefern Ihnen die Scanner, richten diese ein. Ein Konzept wird erstellt, wie auch eine Dokumentation. Wir schulen Ihre Mitarbeiter und begleiten Sie auch im Anschluss.
Eins halten wir für unstrittig: Eine effektive E-Akte spart immens viel Zeit beim Suchen, aber vor allem auch in der täglichen Korrespondenz! Sie machen Ihre Kanzlei flexibler und ortsunabhängig.
3. Die Umsetzung:
Nachdem Sie die Vorüberlegungen abgeschlossen haben, erstellen Sie mit Ihrem Berater zusammen eine Ablaufplan. Bilden Sie kleine Arbeitsgruppen in der Kanzlei für die Festlegung der Abläufe bei der Dokumentenverwaltung. Bspw.: Nach welchem Schema benennen wir Dokumente? Welche Schlagworte verwenden wir? Wie funktioniert die Urlaubsvertretung?
Nachdem dies festgelegt ist, müssen die richtigen Scannen beschafft werden. Reicht hierzu der vorhandene Digitalkopierer? Wie viele Scanner brauchen Sie? Was passiert bei einem Ausfall des Scanners?
Parallel dazu sollten alle Arbeitsplätze mit 2 Monitoren ausgestattet werden. Dies erleichtert die Nutzung der E-Akte immens und ist in unseren Augen für die effektive Nutzung ein Muss.
Parallel zur Installation sollte in der Kanzlei – auf Basis der erarbeiteten Dokumentation – eine gemeinsame Schulung erfolgen. Rechnen Sie hier mit mindestens 4 Stunden und planen Sie 1-3 weitere Schulungen für später vor. Ebenso müssen die Mitarbeiter in die Funktion der Scanner intensiv eingewiesen werden.
Planen Sie jetzt voraus: In regelmäßigen Abständen – Anfangs alle 2 Wochen – sollten sich die ursprünglichen Projektgruppen zusammenfinden und die Umsetzung überprüfen. Nichts ist ärgerlicher, als Dokumente nicht wiederzufinden und oft ist dies in Unklartheiten bei der Anwendung begründet. Bauen Sie dem vor und prüfen Sie die Umsetzung permanent. Vielleicht stellt sich dabei auch heraus, dass eine Ursprungsüberlegung doch nicht so praxistauglich ist, wie angenommen. DMS ist eine zentrale Organisationsfrage, die permanent im Fluss ist. Vergleichbar mit dem Markt in dem Sie sich bewegen und den Sie mit dem DMS besser begegnen wollen.
DMS und Scanner im praktischen Einsatz können Sie sich in unserer Niederlassung Hannover ansehen. Wir arbeiten intensiv mit der E-Akte von RA-MICRO, wie auch mit dem Posteingang und dem Postkorb. Wir haben Outlook ebenso eingebunden, wie Arbeitsplatzscanner und Netzwerkscanner. Wir greifen von unterwegs auf unsere Aktendaten zu und können so jederzeit kurzfristig alle Akte einsehen und bearbeiten. Die Umsetzung ist keine Utopie, sondern heute relevante Praxis.
Alternativ können Sie sich die praktischen Umsetzung auch bei einer unserer Referenzkanzleien ansehen.
Möchten Sie sich intensiver informieren? Rufen Sie uns an: 0511/473906-40 oder schicken uns eine E-Mail an: info@fritcon.de.
